Planifique reuniones más efectivas

Pierde mucho tiempo en reuniones o juntas demasiadas largas e innecesarias

¿Pero qué es una reunión?. Una reunión es un acto por el que un grupo de personas se unen, como un conjunto, con un propósito común.

En una organización, una reunión o junta convoca a dos o más personas con el propósito de lograr un objetivo común a través de la interacción verbal, tales como el intercambio de información. Las reuniones pueden ser cara a cara o virtualmente mediante videoconferencias.

¿Cuál es propósito de la reunión?.

Convoque a un reunión cuando tenga una buena razón para ello, como por ejemplo si:

• Necesita informar  sobre un tema específico al grupo sobre un tema.
• Desea que el equipo participe en una decisión o resolución de un problema.
• Necesita aclarar un problema que no ha podido ser resuelto con reuniones individuales. 
• Está enfrentando un problema que requiere de los aportes de miembros de distintos grupos que tienen perspectivas o agendas distintas. 
• Revisar el estado de un proyecto.

¿Cuantas personas deben asistir a una reunión?

Invite solamente a quienes de verdad deben estar, aquellas personas que le permitirán alcanzar los objetivos  y ofrecerán una variedad de perspectivas sobre los temas:

• Las personas que toman decisiones claves para los problemas involucrados.
• Las personas que tienen información y conocimiento sobre los temas.
• Las personas que están comprometidos, y tienen un rol en los problemas.
• Las personas que para hacer sus trabajos necesitan conocer la información que usted desea transmitir.
• Las personas lo que deberán implementar las decisiones tomadas.  

Cuando haya pensado en las personas que deberá invitar;

• Fije la agenda de la reunión, invítelos personalmente.
• Informe del propósito de reunión, disponga de una fecha, hora y duración para la reunión.
• Los resultados u objetivos deseados; el rol de cada participante.
• Los puntos a tratar, especifique la persona responsable y el tiempo asignado.
• Incluir el material con antecedentes que sirva como preparación.

Empiece con un tema fácil de intercambio de información y luego trabaje en un problema difícil. El grupo ya estará atento y entusiasmado. 

Anexo; Formato Básico de una Agenda de Reunión

Te ha gustado este artículo y deseas colaborar con Comunika-te, comparte está publicación con sus seguidores. ¡Gracias y hasta la próxima!