Planifique y prepare presentaciones que sean más eficiente en su comunicación

¿La importancia de planificar una presentación para ser más efectivo?.

La necesidad de hablar en público es una habilidad que puede ser aprendida y mejorada con la práctica, se utiliza para cuando se requiere exponer una idea, un proyecto, la venta de un producto o servicio, cuando se requiere una de una inversión a un proyecto, una ponencia o conferencia sobre un tema de actualidad, la capacitación de un tema a un grupo de trabajo. 

Esta es una habilidad que hay que desarrollar en mundo de los negocios, el éxito se consigue con una buena planeación del tema y la práctica constante para dominar el tema y evitar el pánico escénico.

Anexamos un pequeño check list  de las actividades a realizar para ser más efectiva su presentación.

1. Decidir el tema de la presentación.

¿Tome el en cuenta el tiempo para prepararse?, ¿Necesita dedicarse entre 30 a 60 minutos de tiempo para prepararse?, ¿Le entusiasma el tema?, ¿Tiene el conocimiento para responder a preguntas extrañas?.

2. Aclare los detalles

¿Determine cuánto tiempo hablará y en qué tema específico?. ¿Habrá sesión de preguntas y respuestas al final?, habrá otros oradores, qué temas cubrirán y cómo encajará usted en el contexto.

3. Investigue el público.

Considere el público como si fueran sus clientes. Trate de hacerse de una idea de sus expectativas: quieres que se le informe o que se les cuestione, ¿Cuántas personas asistirán?, ¿Cuales son sus antecedentes y su nivel?.

4. Defina el propósito.

Personalice la presentación para cubrir las necesidades que haya identificado en el público. Si el objetivo de la presentación es:

1. Convencer: una presentación de ventas.
2. Instruir: si usted conoce el tema.
3. Inspirar: como parte de un programa de cambio.
4. Entretener: si usted posee gracia natural.

5. Prepare su material.

Reúna todo lo que sea relevante para el tema: ideas, artículos, citas, anécdotas, referencias. Acumule el material necesario para preparar el material para su presentación.

6. Organice su material.

Revise lo que recolectó. Agrupe las cosas por temas, ¿Hay metáforas o analogías que aparecen de manera repetida?. 

7. Prepare un "Plan de ensayo".

De estructura al material como un plan, busque un inicio, una parte media y un final.

8. Escriba un borrador.

Utilice el ensayo para desarrollar el primer borrador, escriba sin detenerse y no imponga una estructura mientras lo hace.
Propóngase decir al público lo que quiere decir: dígalo y sintetice lo que acaba de decir, trate de establecer sólo cinco puntos y un máximo de siete.

9.Edite el borrador.

Revise su primer borrador, convierta la palabras escritas en un discurso: haga el texto más concreto, sencillo e ilustrativo.
Reduzca las oraciones, elimine las ideas y palabras no esenciales. Elimine cualquier término coloquial o de jerga, explique las que son inevitables.
Cerciórese que el tiempo es adecuado: hablar ante un público debe hacerse con mayor lentitud que cuando se habla con un amigo.

10. Refine el borrador.

Revise el borrador varias veces, de preferencia frente a alguna persona. Busque retroalimentación y crítica sobre el contenido, estilo, y entrega.
Pida a quien lo escucha que no lo interrumpa y tome notas.

11. Seleccione sus apuntes.

Si usted desea realizar una presentación espontánea, revise de nuevo su borrador y comience a resaltar los apuntes: las palabras y frases clave. Éstas serán la base para su argumento y quizás los medios visuales a utilizar.

Practique utilizando sólo los apuntes y entienda las ideas detrás de las palabras. Cuando se sienta con confianza, transfiera los apuntes a tarjetas numeradas. Siga practicando y reduciendo el número de palabras clave.

12. Seleccione los apoyos adecuados para su presentación.

1. Sea profesional, la presentación debe ser clara, legible y consistente.
2. Al avanzar su presentación; debe agregarle valor, su contenido debe ser relevante, sintetiza lo que usted dice, así eliminando la necesidad de un argumento.
3. Busque un tono apropiado.
4. Utilice gráficas, símbolos, dibujos, imágenes y audio que apoyen a la presentación para reforzar sus palabras.
5. También puede utilizar como apoyo a sus presentación, hojas de rotafolio, retroproyector, música de fondo o video.

13. Ensaye.

Practique frente a un espejo o a un amigo, ¡este deberá ser su crítico más feroz!, observe cualquier detalle que deba corregirse o recordar, anote las observaciones en una tarjeta y mantengala en frente de usted para cuando dé la presentación.
¡Sonría!.no ponga la manos en los bolsillos.

14. Compruebe el lugar.

Arrive media hora antes de su presentación para revisar el audio, el buen funcionamiento del equipo audiovisual a utilizar, en caso de ser necesario micrófono, la iluminación del salón, etc.

Recuerde: 

1. Practique tanto como sea posible, busque retroalimentación y sea abierto con el público. 
2. Revise el propósito de la presentación contra el texto, ¿Cumple con la expectativas del cliente?.
3. El principio y el final de la presentación es lo que más recuerda el público, desde el primer momento debe captar la atención del público. Conecte con la audiencia a través de la emociones.
4. Otro punto importante es la pasión que demuestra cuando éste hablando sobre el tema, hacer sentir al público de que hablas de que algo sientes realmente, por ejemplo de compartir vivencias personales o logros. 
5. Recuerde que un preparación minuciosa  es fundamental para reducir los nervios al mínimo y para asegurar el éxito de la presentación. 

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¡Gracias y hasta la próxima!